Az Outlook beérkező levelek optimalizálása 5 egyszerű lépésben

A rendetlen postafiók rossz hír. Nemcsak nehéz fontos e-maileket találni, de fokozatosan egyre kevesebb motivációt kap arra, hogy minden nap megnyissa a Mail alkalmazást. Mit tehet, hogy elkerülje a rendetlenséget az üzenetei között? Egyszerűen optimalizálja az Outlook beérkező leveleket az alábbi 5 egyszerű lépés segítségével.

Ha valaha is nyugtalannak érezte magát a beérkező e-mailjeit nézegetve, ez a cikk az Ön számára készült. Ne hagyja, hogy az e-mailek felhalmozódjanak, és értesítéseket küldjenek a beérkező levelek optimalizálásával. Nem kell folyamatosan figyelemmel kísérnie a leveleit, és órákat kell töltenie azzal, hogy megpróbáljon mindent megtisztítani. Csak vessen egy pillantást az Outlook 365 for Microsoft 365 ezen öt egyszerű lépésére, és mindent rendezzen az Ön számára.

jegyzet : E funkciók többsége az Outlook for Microsoft 365 / Office 365 rendszerre vonatkozik. Néhány azonban elérhető a Microsoft e-mail szolgáltatásán, az Outlook.com-on keresztül is.

Optimalizálja az Outlook beérkező leveleket 5 egyszerű lépésben

Lássuk, hogyan válhat Outlook profivá a levelek rendezésében, és végül elérheti azt a nulla értesítést tartalmazó postaládát, amelyről álmodott.

1. Tisztítsa meg az ismétlődő e-mailek törlésével

Tudta, hogy az Outlook rendelkezik egy automatikus eszközzel az ismétlődő e-mailek törléséhez? Most megteszed. Ezzel a funkcióval gyorsan, néhány kattintással gyorsan csökkentheti a naponta átnézendő e-mailek számát.

1. Nyissa meg a törölni kívánt postaládát. Ügyeljen arra, hogy maradjon az alapértelmezett itthon fül - a Szalag fejléc felületén ellenőrizheti, hogy melyik lapon tartózkodik.
2. Bontsa ki a Tisztítsd meg legördülő menüből válassza ki az egyiket Tisztítsa meg a mappát vagy Tisztítsa meg a beszélgetést , az Ön igényeitől függően.
   
   
3. A képernyőn megjelenik egy üzenet. Erősítse meg, hogy törölni kívánja a beszélgetést vagy mappát, és nézze meg, hogyan csökken az olvasatlan e-mailek száma a beérkező levelek között.

A Tisztítás funkcióban az a jó, hogy az összes törölt elem egy bizonyos ideig helyreállítható. Megtalálhatja őket a Törölt tárgyak mappát az Outlook ablak oldalán.

2. Hozzon létre mappákat az e-mailjeihez

Ha minden bejövő levelet egy mappában tart, zavaros lehet. Természetesen a spam általában a levélszemét kategóriába sorolódik, de minden más rajtad múlik. Én személy szerint azt javaslom, hogy hozzon létre néhány alapvető mappát, és rendezze a beérkező leveleket minden nap.

Kövesd a Dolgokat elintézni ® vagy GTD ® a feladatok szervezésének módszertana, az Outlook segítségével könnyedén javíthatja a termelékenységet. Először három különböző mappát kell létrehoznia:

• Beérkező levelek (alapértelmezett) - Hagyjon fontos e-maileket az alapértelmezett postaládában. Ezek olyan üzenetek lehetnek, amelyekre azonnal válaszolhat, vagy sürgősen részt kell vennie.
• Csinálni - Húzza a nem sürgős e-maileket ebbe a mappába. A beérkező leveleket tisztán tarthatja, és később, a nap folyamán hajlamos lehet ezeket az üzeneteket kezelni.
• Utánkövetés - Helyezze át e-mailjeit ebbe a visszatartott mappába, például a várakozásra kerülő válaszokat vagy az elhalasztott feladatokat.
• Emlékeztetők - Egyes e-mailek egyáltalán nem követelik meg, hogy válaszoljon rájuk. Tartsa őket külön mappában, hogy mindig visszanézhessen és könnyedén megtalálja őket.

jegyzet : Új mappák létrehozásához egyszerűen kattintson a beérkező levelek mappára, és válassza az Új mappa lehetőséget. Itt írja be a nevet és nyomja meg az Enter billentyűt.

Minden nap kezdje azzal, hogy e-mailjeit ezekbe a kategóriákba rendezi, majd később ütemezzen egy időt a Teendők mappára. Ügyeljen arra, hogy ezzel összhangban maradjon! Az e-maileket folyamatosan válogathatja a nap folyamán.

Ha szükséges, ne féljen több mappát létrehozni, ezt a módszert csak Önnek és személyre szabottnak kell lennie.

3. Használja a Feladat nézetet

Tudta, hogy e-mailekből is létrehozhat feladatokat? Amikor olyan üzenetet kap, amelyet feladattá szeretne konvertálni, egyszerűen húzza az Outlook feladatlista ikonjára a feladatbeállítás varázsló megjelenítéséhez. Itt megadhatja a feladat nevét, leírását, és akár emlékeztetőt is beállíthat.

Ha emlékeztetőt állít be, a feladatok a megbeszélés emlékeztetőjéhez hasonlóan jelennek meg a megadott időpontban. Ez lehetővé teszi, hogy szervezetten maradjon és könnyedén hozzon létre feladatokat, közvetlenül a beérkező e-mailjeiből.

4. Állítson be szabályokat a bejövő levelek automatikus rendezésére

A szabályok lehetővé teszik az e-mail üzenetek automatikus áthelyezését, megjelölését és megválaszolását, így sokkal könnyebben kezelhető az Outlook. A szabályok használatával hangokat játszhat le, üzeneteket áthelyezhet mappákba, vagy automatikusan megjelenítheti az új elem riasztásokat.

Én személy szerint a leghasznosabb szabálynak azt a képességét találom, hogy egy elemet egy adott feladótól vagy a tárgysorban szereplő kulcsszavakkal áthelyezhetek egy másik mappába. Ez azt jelenti, hogy ha bizonyos feltételek teljesülnek, egy e-mailt a megadott beérkező levelek mappába helyezünk át, anélkül, hogy hozzá kellene nyúlnunk.

Itt van egy alapvető útmutató a szabály beállításáról az Outlook programban.

1. Kattintson a jobb gombbal egy üzenetre a beérkező levelek között vagy egy másik e-mail mappában, majd válassza a lehetőséget Szabályok .
2. Válassza ki az egyik lehetőséget. További lehetőségek megtekintéséhez válassza a lehetőséget Szabály létrehozása .
3. Ban,-ben Szabály létrehozása jelölje be az első három jelölőnégyzetből egyet vagy többet.
4. Ban,-ben Csináld a következőt szakaszban, ha azt szeretné, hogy a szabály egy üzenetet mappába helyezzen, ellenőrizze a Elem áthelyezése mappába doboz.
5. Válassza ki a célmappát a Mappa kiválasztása felugró párbeszédpanel, majd kattintson a gombra rendben .
6. Kattintson a gombra rendben még egyszer, hogy mentse a szabályt.

5. Használja ki a kategóriák előnyeit

Az e-mailek színkódolása megkönnyíti a társított elemek egyszerű azonosítását és csoportosítását az Outlook programban. Választhat egy alapértelmezett kategória közül, vagy létrehozhat egyet, majd hozzárendelheti a kategóriákat az Outlook e-mailjeihez.

Színkategória hozzárendeléséhez az olvasási ablaktáblából vagy egy nyitott üzenetből válassza a lehetőséget Kategorizálás tól Címkék csoportot a szalagon, és válasszon ki egy kategóriát a listából.

Végső gondolatok

Ha további cikkeket szeretne olvasni a modern technológiával kapcsolatban, fontolja meg előfizetését hírlevelünkre. Rendszeresen oktatóanyagokat, hírcikkeket és útmutatókat teszünk közzé, amelyek segítenek Önnek a mindennapi technikai életben.